Wat is een personeelsgids en waarom kan dit nodig zijn?

Printvriendelijke versieSend by email

Een personeelsreglement, -handboek of -gids beschrijft nadere afspraken die gemaakt zijn tussen werkgever en werknemer. Het is daarmee een onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Dit voorkomt dat met iedere werknemer aparte afspraken gemaakt moeten worden over interne huisregels of arbeidsvoorwaarden. Voordeel hiervan is dat de werknemer bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst zich akkoord verklaart met de inhoud en de wijzigingen van het personeelsreglement. Bij indiensttreding ontvangt werknemer een exemplaar van het reglement.

Het voeren van een zorgvuldig samengesteld personeelsreglement wordt steeds meer van belang. Dit heeft te maken met toenemende regelgeving zoals op gebied van privacy, gelijke behandeling, medezeggenschap, arbeidsomstandigheden, re-integratie. En met toenemende rechtspraak over onder andere goed werkgeverschap en ontslag.

Een personeelsgids komt verhoudingsgewijs veel voor in bedrijven waar geen CAO geldt. De inhoud ervan kan alleen voorschriften bevatten die onder de reikwijdte van het werkgeversgezag vallen. De werknemer is hier zonder meer aan gebonden. Het toepassen van een algemene regeling geeft houvast voor het voeren van een consistent personeelsbeleid. De onderwerpen in de personeelsgids kunnen worden onderscheiden in ordevoorschriften en arbeidsvoorwaarden.

Ordevoorschriften zijn instructies ten behoeve van een goede gang van zaken in het bedrijf. Bijvoorbeeld: werktijden, pauzes, gedragsregels, bij wie moet de werknemer zich ziek melden en hoe laat, hoe lang van te voren moet hij verlof of vakantie aanvragen. Dit soort voorschriften valt onder de eenzijdige instructiebevoegdheid die de werkgever op grond van de arbeidsovereenkomst (het werkgeversgezag) heeft. De werknemer is hieraan gebonden als kan worden verwacht dat hij van het bestaan van de voorschriften op de hoogte is.

Dit is anders als het gaat om arbeidsvoorwaarden. Dit zullen meestal ‘secundaire’ arbeidsvoorwaarden betreffen, zoals vergoeding van reis- of studiekosten, auto onkostenvergoeding, onbetaald verlof, klachtrecht enz. Primaire arbeidsvoorwaarden (aantal werkuren, functie-indeling, loon) zullen immers in de arbeidsovereenkomst zelf geregeld zijn. Aan arbeidsvoorwaarden in een personeelsgids is de werknemer alleen gebonden als hij daarmee uitdrukkelijk akkoord is gegaan. Het beste is om bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst een hierop gerichte bepaling in het contract op te nemen.

In het reglement beschrijft u een aantal ordevoorschriften en arbeidsvoorwaarden. U benoemt op wie het reglement van toepassing is. Tevens stelt u middels een beding in de arbeidsovereenkomst dat u wijzigingen mag doorvoeren. Onderstaande voorbeelden kunnen als indeling van een personeelsgids dienen:

1. Dienstverband
2. Verplichtingen, klachten en disciplinaire maatregelingen
3. Diverse bedingen
4. Salaris, toeslagen en diverse regelingen
5. Ziekteverzuim procedure
6. Werktijden
7. Diverse soorten verlofregelingen
8. Diverse omtrent functie
9. Overige regelingen

De nadere uitwerking van een personeelsgids hangt sterk af van het soort onderneming.
Dit is maatwerk. Dit vraagt behalve de inzet van een professioneel P&O-er ook een visie van de werkgever op hoe deze zijn personeelsbeleid vorm wil geven.
(Bron: Hr Select, praktijkgids arbeidsrecht)